La facturación electrónica junto con el documento equivalente electrónica se ha convertido en uno de los medios para registrar de manera legal la transacción de un bien o servicio. Pero para muchos emprendedores esto no ha sido una tarea fácil de iniciar. Hoy en día muchos no están seguros si están obligados o no a facturar electrónicamente, una variante principal es que si en tu RUT establece si eres responsable de facturar, debes hacerlo electrónicamente. Claro, hay algunas excepciones que determina la normatividad. Así que lo primero que debes tener en cuenta para iniciar la facturación electrónica es fijarte si en tu RUT aparece que eres responsable de facturar.

Luego de confirmar esta información es importante que decidas cual de las tres opciones que ofrece la DIAN para emitir factura electrónica se adapta mejor a tus requerimientos: 1. Opción gratuita de la DIAN. 2. Proveedor tecnológico. 3. Software de desarrollo propio.

Una vez hayas seleccionado la opción que mejor te convenga es importante que busques el mejor aliado para la implementación de la facturación en tu negocio, un software que te acompañe en cada paso y que cumpla con los requerimientos y la normatividad de la DIAN.

Es importante que al momento de seleccionar el software tengas en cuentas tus necesidades prioritarias. Por ejemplo; si quieres integrar el inventario y la contabilidad. Debes tener en cuenta que el software que hayas seleccionado sea el idóneo para este nuevo paso que vas a dar y te acompañe en cada paso de la implementación.

Por último, es muy importante tomarse un tiempo y concientizar al personal sobre los cambios en la facturación electrónica y estar muy atentos en cumplir con esta. Es muy importante que tu personal conozca cómo emitir una factura electrónica ya que no es lo mismo que una factura tradicional.

¿Cuáles son sus diferencias? En el caso de la factura electrónica es importante pedirle al adquiriente los siguientes datos: nombre completo o razón social, cedula o NIT y correo electrónico para que le pueda llegar la factura en PDF y formato XML. Sin estos datos tu cliente no podrá recibir la factura electrónica.

También hay que tener en cuenta que debes contar con internet en tu local para el envío de la factura a la DIAN y sea validad, y envío a tu cliente. Tu personal también debe tener en cuenta que las facturas electrónicas no se pueden revertir como se hace con la tradicional. En caso de error se debe emitir una nota débito o crédito electrónica según sea el caso.

Si aún no has podido implementar la facturación electrónica en tu negocio puedes contactarnos para brindarte una mejor asesoría.

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